Privacyverklaring gemeente Voorne aan Zee

Verantwoordelijkheid 

De bestuursorganen van de gemeente zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de Burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W), de Gemeenteraad en de Rekenkamer.

Persoonsgegevens en doel van gebruik

Wij verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens van met name inwoners van onze gemeente. Denk hierbij aan gegevens zoals naam, geboortedatum, adres en/of locatie, maar ook het Burgerservicenummer en/of bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is.

Wij verzamelen en gebruiken deze persoonsgegevens voor specifieke doeleinden, die afgestemd zijn op onze taken en verplichtingen. Als u bijvoorbeeld een paspoort of subsidie aanvraagt of verhuist naar onze gemeente, dan gebruiken wij als gemeente daarbij uw persoonsgegevens. Uw contactgegevens hebben wij nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan het zo zijn dan wij bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Het kan zijn dat wij gegevens gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden. Dat doen wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. U wordt hierover nader geïnformeerd als dat aan de orde is.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is gerelateerd aan de doeleinden waar de betreffende persoonsgegevens aan zijn gerelateerd of zolang dit noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor archivering of statistiek. Bewaartermijnen zijn grotendeels gebaseerd op de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Delen met anderen

Om onze taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren werken wij samen met partners buiten onze gemeentelijke organisatie. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. In sommige gevallen worden hierbij persoonsgegevens gedeeld. Hierover worden inwoners geïnformeerd tenzij daar een wettelijke uitzondering voor is. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen maken we daarover schriftelijke afspraken die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving.

Wanneer persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verstrekt, zal dit in overeenstemming gebeuren met de vereisten uit de wet, zoals het maken van passende afspraken over het niveau van de gegevensbescherming in dat land.

Onderzoeken voor uitvoering en verbetering van onze processen en ons beleid

Wetten en opvattingen zijn altijd aan veranderingen onderhevig en ook in onze gemeente staan de ontwikkelingen nooit stil. Dat betekent dat wij ook voortdurend onze processen en ons beleid moeten beoordelen en waar dat mogelijk is ook verbeteren. Wij gebruiken daarvoor de gegevens van onze inwoners die we in de dagelijkse processen voor de uitvoering van onze taken en verantwoordelijkheden verzamelen. Wij zorgen ervoor dat de gegevens die uit de analyses en onderzoeken voortkomen nooit zijn te herleiden naar een inwoner of naar een andere specifieke persoon. Ook letten wij er goed op, dat deze persoonsgegevens alleen voor proces- en beleidsverbetering worden gebruikt. Met deze onderzoeken en analyses kunnen wij u dus beter van dienst zijn, kunnen wij ons beleid en onze processen actueel houden en kunnen wij ons goed voorbereiden op de toekomst. Deze onderzoeken vinden voornamelijk binnen onze eigen organisatie plaats. Als wij voor onderzoeken een externe organisatie inschakelen of laten uitvoeren, zorgen wij ervoor dat de onderzoeksgegevens op een veilige manier worden verwerkt en uitgewisseld.

Uw rechten

U heeft het recht uw gegevens in te zien en zo nodig te corrigeren. Daarnaast heeft u het recht in bepaalde gevallen uw gegevens te laten verwijderen. Ook heeft u het recht de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) te laten beperken als deze onjuist zijn of verwijderd moeten worden. Tot slot heeft u de mogelijkheid uw toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Wilt u één of meerdere rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact met ons op.

U kunt via gemeente@voorneaanzee.nl een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering indienen. Wij zullen u binnen een maand na uw verzoek op de hoogte stellen over het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Beveiliging van persoonsgegevens 

Gemeente Voorne aan Zee neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Daarom gebruiken wij verschillende beveiligingstechnieken en procedures om deze bescherming te waarborgen. Denk hierbij aan het versleutelde verkeer tussen u en onze website (herkenbaar aan: https://). Verder worden onze administraties versleuteld opgeslagen en maken wij gebruik van beveiligde verzendmethodes wanneer het gevoelige informatie betreft.

Uw websitebezoek en cookies

Onze website gebruikt technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.Verder maken wij gebruik van niet naar een persoon herleidbare analytische cookies. In deze cookies worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen, of gegevens die herleidbaar zijn naar persoonlijke gegevens. Dit is dus geheel anoniem en heeft alleen als doel om onze website te verbeteren.

Functionaris gegevensbescherming 

De gemeente Voorne aan Zee heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Dat is een interne toezichthouder en adviseur voor de bescherming van persoonsgegevens. Wilt u in contact komen met onze FG? Stuur dan een mail naar FG@voorneaanzee.nl.

Vragen of klachten

Heeft u een vraag, mededeling of klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente Voorne aan Zee? Neem dan contact ons op via privacy@voorneaanzee.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.